Podemos acreditar que tudo que a vida nos oferecerá no futuro é repetir o que fizemos ontem e hoje. Mas, se prestarmos atenção, vamos nos dar conta de que nenhum dia é igual a outro. Cada manhã traz uma benção escondida; uma benção que só serve para esse dia e que não se pode guardar nem desaproveitar.
Se não usamos este milagre hoje, ele vai se perder.
Este milagre está nos detalhes do cotidiano; é preciso viver cada minuto porque ali encontramos a saída de nossas confusões, a alegria de nossos bons momentos, a pista correta para a decisão que tomaremos.
Nunca podemos deixar que cada dia pareça igual ao anterior porque todos os dias são diferentes, porque estamos em constante processo de mudança.

A Arte de Secretariar

A rotina no trabalho é inevitável, especialmente para secretárias, e, em muitos casos, ela é primordial para o bom andamento de suas atividades. Porém, se ela não souber administrar e otimizar bem seu tempo a desorganização fica geral, não é mesmo?

Realmente não é fácil nos livrarmos do comodismo, da ajuda certeira, eficiente e rápida dos colegas de trabalho, principalmente quando estamos sob pressão, ansiosas ou com prazo para o trabalho. Outras vezes, temos até tempo para pensar e planejar determinada tarefa mas nos acostumamos a sempre lançar mão de alguém próximo para, com isso, se ganhar tempo na execução de outras atividades, ser elogiada ou até mesmo ficar na ociosidade.

Certa vez, conheci uma secretária que costumava sempre pedir ajuda a uma outra secretária para fazer traduções e versões em inglês para ela. É verdade que ela se esforçava, que estudava inglês e estava sempre avançando na fluência escrita e oral do idioma. O problema é que não se sentia segura para realizar os trabalhos sozinha. Assim foi durante algum tempo, até que um dia a tal amiga secretária tirou férias e ela se viu sozinha, sem o seu “porto seguro”. Eu mesma cheguei a ajudá-la algumas vezes, mas chegou um momento que ficou insuportável porque os relatórios eram diários e nem eu, nem ninguém, tínhamos a obrigação de ajudá-la. Realmente não sei como ela resolveu o problema.

Concordo que algumas pessoas detêm maior competência para executar determinadas tarefas que outras, mas se não treinarmos nossa mente, nossa criatividade ficará cada vez mais atrofiada. Dizem que a inteligência melhora com o uso; então podemos afirmar que o mesmo ocorre com a criatividade.

Muitas vezes pensamos que a tarefa é muito complicada ou impossível de ser realizada por nós e, por isso, pedimos socorro a quem puder nos escutar. Será que não estamos alimentando um hábito ruim e nocivo ao nosso desenvolvimento pessoal e profissional ?

Comece com algo simples como procurar um endereço que não consta em lugar nenhum. A satisfação pessoal da realização é imensa. Você se sentirá capaz, produtiva e mais que tudo, se sentirá eficiente e poderosa! Que graça tem apresentar algo solicitado pelo seu chefe que não foi você quem fez ou conseguiu? Não devemos sempre depender dos outros.Procure conversar com secretárias mais experientes que têm algo a ensinar e ler bastante sobre vários assuntos. Quanto mais você ler, mais conteúdo terá para conversar sobre qualquer assunto. É um belo exercício para desenvolver sua criatividade.

Não vamos considerar criatividade como sorte, um dom ou uma exclusividade dos artistas em geral, e, muito menos, dos profissionais de propaganda e publicidade, em especial ao pessoal de criação.

Se quisermos dar um toque especial à nossa vida pessoal e ao nosso trabalho, teremos de andar sempre de mãos dadas com a criatividade. Que tal decorar sua mesa, endereçar uma correspondência a um cliente ou atender ao telefone de uma forma diferente? Vestir-se de um jeito que valorize mais seu biotipo, sua personalidade, e, principalmente, seu estilo de vida? De nada adianta ficarmos copiando o modelito daquela funcionária, das artistas de TV ou das revistas de moda se tais modelos não combinam com a gente. Em casa, procure mudar móveis e objetos de lugar, e seu orçamento permitir, troque algumas peças para arejar o ambiente. Quer uma dica? Espere pelos elogios. Se eles não vierem reveja sua estratégia e saiba que sempre é possível melhorar.

Vamos supor que você precise resolver algo urgente na empresa e não pode pedir ajuda a ninguém. Então o que faz? Inventa que está passando mal e que precisa ir embora mais cedo? Argumenta que esgotou todas as possibilidades e não conseguiu resolver o problema ou pede ajuda aos “universitários”?

Acho muito triste copiar textos de livros ou da internet de autores famosos ou de amigos e dizer que são de sua autoria. Seria bem mais elegante e profissional dizer que pediu ajuda a um colega e elogiá-lo por isso.

O pior de tudo é quando se diz que não conseguiu resolver o problema e, alguém, em geral, outra secretária, apresenta uma solução para o impasse. Nessas ocasiões sempre pensamos: “puxa, por que não pensei nisso antes?”.

Quando se é jovem e inexperiente na profissão, tal insegurança e falta de prática são compreensíveis, mas como explicar numa situação inversa? É claro que não somos perfeitas e que, muitas vezes, pelo cansaço ou excesso de trabalho dá aquele “branco geral”, mas ainda acredito que podemos melhorar nossa capacidade a cada dia.

Comece a desenvolver sua criatividade com algo simples, insignificante até, e quando perceber, já estará tendo idéias novas, originais e criativas para tudo. Vale a pena se utilizar de uma técnica chamada brainstorming (do inglês, tempestade de idéias). Anote toda a idéia que tiver, por mais sem sentido que possa parecer, e, em seguida, selecione as melhores para a solução de seu problema. Quando perceber, a resposta virá de uma forma tão simples e luminosa que você nem acreditará!

A observação, uso da imaginação e a prática de leituras diversas são fundamentais. Conversar com pessoas de diferentes idades, religiões, atividades, crenças e culturas diversas serão de grande auxílio na realização de seu objetivo.

Logo no início da carreira, conheci uma secretária muito experiente e competente. Ela resolvia tudo, absolutamente tudo. Ela era considerada a “Sra. Missão Impossível”. Ela mesma achava graça de tudo aquilo e, sem arrogância e sempre com muita classe, ajudava a todos que a procuravam. Era comum pessoas de outras áreas recorrerem a ela quando não conseguiam resolver de forma satisfatória algum problema.

Pensei, comigo: “se ela consegue, também consigo”. Depois de algum tempo, eu já me sentia tão segura quanto ela para resolver problemas. Antes de sair da empresa disse a ela que a considerava minha fonte de inspiração. Para minha surpresa, ela também me disse que, quando tinha minha idade, também havia se mirado em outra secretária mais experiente para fazer bem seu trabalho. Da mesma forma que ela, acredito que também pude servir de estímulo e modelo para algumas colegas de profissão da mesma forma que, um dia, também me espelhei em alguém.

Fonte: http://aartedesecretariar.blog.terra.com.br/2009/01/06/a-secretaria-e-o-uso-de-sua-criatividade/